Jean-Michel Yolin                                                                                                    Paris le mardi 10 août 1999

QUEL PORTAIL POUR L'ADMINISTRATION ?
quelques propositions

1)il paraît effectivement essentiel d’avoir un portail performant pour permettre nos concitoyens d’accéder aisément à l’information publique : l'information accessible par ce canal est ainsi "labellisée", ce qui est un aspect très important.
         Par ailleurs en analysant les questions sans réponses il devrait en outre permettre de détecter les lacunes dans l'information publique

2) Tout d’abord quelques règles d’ergonomie:  rappelons les trois règles d’or qu’il convient de respecter

@ 20 Ko
@ 3 clic
@ zéro mépris
 20 Ko

@ c’est le poids maximum pour les pages qui doivent servir de plaque tournante (Excite qui est consulté par plusieurs dizaines de millions d’internautes chaque jour ne "pèse" que 12 kilos)

@ si on souhaite utiliser des images à la place des textes pour des questions d’esthétiques, il faudra veiller à remplir la balise "alt" afin que l’internaute puisse poursuivre sa navigation sans attendre le chargement des images

@ de même il faut penser à préciser la taille et la position des images afin que le navigateur puisse afficher d’abord le texte et que les images se chargent ainsi en temps masqué pendant la lecture du document (bien entendu ces images ne doivent pas être nécessaires à la compréhension)

@ enfin il est fortement recommandé d’avoir une page assez courte pour éviter les ascenseurs, qui empêchent d’avoir une vue globale sur la page

 3 clic :

l’internaute doit pouvoir trouver la réponse à sa question en trois clic, et c’est sans doute la contrainte la plus difficile à respecter.ceci impose :

@ un moteur de recherche puissant, qui ait un minimum d’intelligence sémantique comme SPIRIT, ou, qui soit précédé d’un "anté-moteur" capable de déterminer les synonymes : il faut que pour une requête sur SNCF on flèche tous les documents concernant le chemin de fer

la qualité du moteur est évidemment un élément essentiel sur lequel on ne peut trop insister

@ Celui-ci doit être capable de rechercher non seulement sur le site lui-même mais aussi sur les sites référencés

(sur ce plan le site de Nouvelle-Zélande n’est pas un modèle : à la question " France ", il répond " néant " alors qu’ils ont au moins une ambassade et à la question " cola " la réponse est également " néant " alors qu’ils ont un article avec " Coca-Cola " dans le titre d’une news)

@le portail lui-même doit être très riche en informations : on ne peut gâcher un clic pour se faire plaisir avec une belle page institutionnelle

@ ce portail doit être "orienté client" : on ne doit pas obliger le citoyen français à avoir appris par cœur le décret d’attribution des ministres pour pouvoir trouver la réponse à sa question :

s’il rencontre un problème touchant aux droits de la consommation ou s’il est concerné par un problème d’appareils à pression, il ne doit pas avoir besoin de savoir que cela dépend du ministre des finances

@ en particulier les appels d’offres doivent être classés par métier et non par ministère :

un industriel du BTP doit trouver en réponse à sa question aussi bien les appels d’offre du ministère de l’équipement que du ministère de la défense ou d’une collectivité localefrançaise ou allemande

par ailleurs beaucoup de préoccupations concernent de nombreux ministère à la fois: offre d'emploi et concours, enseignement,.: pour pouvoir agglomérer ces informations, il est sans doute utile de prévoir un minimum d'harmonisation dans la présentation des données par les ministères concernés (organisation des bases de données correspondantes)

@ de même, beaucoup de problèmes ont une dominante territoriale et il faut donc une entrée régionale qui envoie vers une carte cliquable (voir DRIRE.org par exemple) permettant d’arriver très rapidement aux services territoriaux concernés

@ pour un citoyen de base il n’y a guère de distinguo entre un ministère, un hôpital, une commune, une agence, l’union européenne, … : ce sont des " service public " pour lesquels il paye des impôts au percepteur

il est donc impératif que tous les services publics soient référencés sur ce portail, les responsabilités de chacun pour ce qui concernent la qualité de l'information devant être clairement indiquées (cas des communes par exemple)

@ enfin, les mots ou phrases cliquables doivent être très explicites afin d’éviter des aller-retour inutiles

(de ce point de vue le site de Nouvelle-Zélande est excellent mais le vrai portail ne s’obtient qu’après un clic, la page d’accueil étant beaucoup trop institutionnelle avec des news en vrac)

@ en tant que membre de l’union européenne et pour tenir compte de l’accroissement des échanges il est impératif d’avoir au moins français allemands et anglais pour la plupart des pages: n'oublions pas que le plus en plus de français vivent à l'étranger et que de plus en plus d'étrangers vivent en France

  zéro mépris :

tout le monde ne peut pas se payer le dernier ordinateur et, comme les internautes les plus férus n’ont souvent pas commencé hier, leurs vieux matériels avec un petit disque dur ne peut pas toujours accepter les dernières versions des navigateurs même si celles-ci sont dorénavant gratuites : donc le minimum de frames et si possible pas du tout.

Tous les développements doivent impérativement être conformes aux normes W3C de HTML3.0

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Pour aller un cran plus loin et se rapprocher des sites professionnels considérés comme les plus performants, il me paraît nécessaire de rajouter quelques éléments complémentaires

@ le site portail doit bien entendu être constamment à jour mais il doit également s’assurer que tous les sites qu’il référence le sont aussi: cela veut dire qu’un agent intelligent doit vérifier très régulièrement les dates de mise à jour des sites sur lesquels pointe ce portail afin que l’attention des webmestres puisse être attirée si le site n’a pas évolué depuis " x " jours

@ il doit offrir les fonctions de "bottin administratif" : pour cela le travail sera grandement facilité si toutes les administrations adoptent la norme W3C LDAP qui permet d'"agglomérer" facilement tous les fichiers et permet une mise à jour automatique en temps réel du bottin administratif :
celui-ci ne constituerait alors qu'un sous-ensemble de la réunion des annuaires LDAP des administrations

@ il doit être "transactionnel" : il doit pouvoir recevoir et orienter convenablement les e-mails, contrôler les délais de réponse et implémenter une FAQ, ce qui implique un Back office conséquent.

le site de novelle Zélande que j’interrogeais, (depuis mon adresse privée) dimanche à 17h58 m’a répondu fort aimablement à 23h02 ce même jour pour me demander de préciser mes souhaits d’information

@ il doit permettre de télécharger tous les formulaires (qui devraient à terme être tous des formulaires intelligents dotés de notices intégrées que l’on puisse remplir off line et renvoyer après un processus de validation sous forme de messages EDI cryptés et signés cf rapport sur le projet "virtualisation du mamouth")

@ il doit respecter la règle du Web : "ne figure sur un site que la production propre de son auteur" pour tous les autres documents un pointeur permettra d’aller directement à la source

le non-respect de ce principe, dans un monde de plus en plus mouvant ne peut conduire qu’à des problèmes de mise à jour inextricables et donc d'incohérence d'une page à l'autre

@ pour aller vite il faut résister à la tentation de vouloir réformer sur le fond avant de publier:

il faut donner l'information sur ce qui existe aujourd'hui et qui conditionne la vie de nos concitoyens, même si certaines situations apparaissent à l'évidence perfectibles.

Bien évidemment on peut espérer que la transparence ainsi créée fera apparaître au grand jour quelques aberrations et contribuera de ce simple fait à les faire disparaître.
 

@ il doit éviter que s’instaurent des erreurs 404 : un outil, comme LINKBOT, doit procéder à des scrutations permanentes pour détecter ces éventuelles anomalies

@au-delà de la mise à jour le site doit être régulièrement réadapté dans sa structure même pour pourvoir tenir compte des besoins des internautes qui sont eux-mêmes évolutifs :

pour cela le site sera doté d’outils permettant d’analyser le cheminement des internautes, d’en détecter les anomalies afin de repérer les cheminements qui apparaîtraient peu compréhensibles pour le "client"

(il existe un excellent outils pour cela, de surcroît développé par une PME françaises : Net@udience développé par Cartel informatique )

la difficulté est de faire en sorte que cet outil puisse couvrir également les sites référencés

@ on utilisera également des systèmes d’évaluation permettant d’avoir un jugement extérieur sur l’ergonomie, la qualité et la fréquentation des sites de l’administration (http://www.weborama.fr/Gouvernement-Associations/index.html, http://websitegarage.com/,...)

@Benchmarking : il conviendra d’analyser régulièrement les sites des administrations des autres pays notamment de ceux qui ont démarré quelques années avant nous afin de profiter de leur expérience : voir le rapport de Bruno Oudet pour le commissariat général au plan

@il faut un système Push (voir le site du journal officiel d’Adminet) : une personne doit pouvoir indiquer ses centres d’intérêt et recevoir au fur et à mesure des informations sur la parution des textes correspondant aux sujets qu'il aura mentionné

@il faut que tous les documents publics soient accessibles et que l’on puisse facilement soit les télécharger, soit les commander en un clic. Il faut également que les coordonnées de chaque page puissent être conservées dans les favoris (et donc que chaque page ait une adresse)

à ce point je souhaiterais faire une incidente sur la documentation française :

l’objectif que nous poursuivons est de faire connaître le plus largement possible un certain nombre de documents ou de rapports participant à l’élaboration d’une réflexion collective : les auteurs ne sont pas rémunérés et la facturation n’est justifiée que pour couvrir les coûts d’édition

tous les documents doivent donc être téléchargeables à coûts nul : Seuls les documents papier doivent être facturés à prix coutant et on pourra comme certains éditeurs les imprimer seulement à la demande, ce qui évite des stocks parfois dormants (le coût d’une impression à l’unité d’un livre de taille moyenne, avec une machine Xerox, est d’environ 30F).

¤ Comme il est en général plus facile de travailler sur un document papier quand on en a véritablement besoin

¤ et comme il est sans doute moins cher d’acheter un document que de l’imprimer soi-même

on peut penser que loin de cannibaliser l’édition papier, l’édition électronique, qui présente l’immense avantage de permettre aux documents d'être détectés par les moteurs de recherche, amènera de nouveaux clients pour l’édition papier

cela implique néanmoins qu’il soit possible de l’obtenir simplement et rapidement

C’est la politique qui a été suivie par le conseil d’état pour son récent rapport et qui devrait devenir le mode normal de diffusion pour les documents publics
Il me semble que les préconisations du rapport de Patrice Bloche remises récemment au premier ministre procèdent du même esprit

@ un effort particulier doit être fait sur le référencement

@ tout site référencé par le portail doit comporter réciproquement un pointeur vers celui-ci .
Ceci doit être en particulier négocié avec les sites ne dépendant pas de l’autorité de l’Etat (collectivités locales, Parlement, chambres de commerce, Bruxelles, Etats étrangers (notamment francophones),…)

@ dans les sites administratifs il serait souhaitable que ce référencement ne se limite pas aux pages d’accueil (bien souvent institutionnelles et de ce fait peu utiles pour les "clients") mais figure également sur l’ensemble des sites secondaires (postes d’expansion économique, trésorerie générale, direction départementale de l’équipement,DRIRE,…)

  @ le site sera bien entendu référencé auprès des principaux moteurs de recherche (notamment francophones). Une attention particulière devrait être portée à la rédaction des tags meta

@ une réflexion devra être conduite pour rechercher les sites non administratifs sur lesquels il serait utile d’être référencé (autres portails, sites juridiques, fiscaux, économiques,…)

@
@                             @

Enfin le site doit permettre d’accéder à d’autres sites officieux souvent plus riches et mis à jour plus rapidement mais qui offrent de l’information non validée (admiroute, adminet,…)

cette transition doit se faire par l’intermédiaire d’un sas permettant d’éviter toute ambiguïté sur les responsabilités éditoriales de l’État sous une rubrique qui pourrait s’intituler par exemple " autres publications, non contrôlée par les pouvoirs publics mais qui peuvent néanmoins apporter des informations utiles "

                                                                                                      Jean-Michel YOLIN


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